¿Que trámites son necesarios para montar un negocio? ¿Dónde se solicitan?

Primero tener clara la figura jurídica a escoger

Si es pequeño y va a comenzar, lo más conveniente por económico es darse de alta como Autónomo (cuota 264,4€/mes con posibles bonificaciones), aunque sean varios socios (autónomos societarios 319,15€/mes) y tributar por separado el Impuesto de Rentas de Personas Físicas (IRPF).

Luego, valdrá la pena considerar formar una Sociedad mercantil si la facturación anual va siendo superior a 30-35.000€ (poniendo un capital social mínimo de 3.006€ para una S.L , y 60.000€ para una S.A), ya que existen beneficios fiscales y tributar por el Impuesto de Sociedades.
No existe modelo de tramite único, ya que cada comunidad y ayuntamiento fija sus requisitos y tasas para cada actividad. No son complejos y cualquier persona los puede gestionar, aunque son engorrosos y pueden llevar tiempo. Para agilizarlo puede informarse antes en asociaciones empresariales o ayuntamientos (por teléfono 010), y en algunas administraciones acudiendo a la Ventanilla Única Empresarial que centraliza todos los trámites.

TRÁMITES PRINCIPALES

  • En el Ayuntamiento (al que pertenece el inmueble):

  1. Licencia de Actividad: permiso que autoriza la realización de la actividad a ejercer en el lugar físico indicado. Puede solicitarse con una Declaración Responsable de cumplimiento de las obligaciones, si la actividad a desarrollar es inocua. Si la actividad a ejercer es calificada (con impacto medio ambiental, actividad nociva o molesta) debe solicitarse la Licencia de Apertura.  Muchas actividades requieren este trámite y será necesario consultar cada caso. En general, destacan actividades sanitarias; las industriales; la instalación, mantenimiento y reparación de sistemas de gas; electricidad, fontanería, etc.
    Las empresas de venta a distancia (por correo, por teléfono o por Internet) deben inscribirse en un registro dependiente de la Dirección General de Política Comercial, del Ministerio de Economía.
  2. Licencia de obras: se pide solo para los que necesiten unas obras de acondicionamiento. Preguntar qué requisitos se piden para el tipo de negocio que quieres abrir, explicar el proyecto, y si vas a hacer obra, que catalogue si ésta es ‘menor’ o ‘mayor’. Ya que deben ser otorgadas por el técnico del ayuntamiento dependiendo de los elementos a remodelar.
    • Obra menor. Cualquiera de escaso presupuesto, que no suponga un aumento de volumen en la edificación, y no afecte a la estructura ni al cambio de las condiciones de habitabilidad (como pintar, cambiar pavimento, alicatar, sustituir sanitarios,… )
    • Obra mayor. Cuando:
        • Obra nueva.
        • Supone un aumento de volumen y/ó superficie, como realizar cualquier nueva construcción, o reforma que suponga una ampliación de la construcción existente.
        • Las reformas afecten a la estructura (como la eliminación de muros de carga, creación de huecos en fachada, eliminación de pilares,… ).
        • El cambio en las condiciones de habitabilidad es considerado obra mayor.

      Comenzar sin la licencia de apertura aprobada o con una licencia de obras pendiente se arriesgan a una sanción que les puede costar hasta 1.500€ y, en el peor de los casos, también la clausura del local durante 6 meses.

  3. Estudio de impacto acústico: Obligatorio para negocios que realicen actividades que puedan contaminar por ruido y vibraciones (bares, talleres, etc.) Si el local no cumple con la normativa se deberán tomar medidas de insonorización.
  4. Plan contra incendios del local. Muy importante. Obligatorios para los centros sanitarios, espectáculos públicos, alojamientos turísticos y actividades industriales. Los cambios necesarios pueden llevarte a cambiar a otro local porque te salga más rentable. Normativa muy estricta con las naves antiguas y con requisitos que no teníamos previstos, pudiendo gastarse para cumplir con la normativa entre 1.000€ hasta 40.000€. Esto incluye entre otras cosas los planos de evacuación, señalización, alumbrado de emergencia, alarmas acústicas y extintores adecuados para cada fuego. 
  5. Medidas higiénicas. Obligatorio para negocios donde se sirva comida y/o bebida. Las normativas municipales detallan las características de cada estancia, indicando su superficie mínima, materiales de construcción, ventilación y tipo de mobiliario. Normalmente requieren una salida de humos y zonas separadas para tratar los alimentos y los residuos, así como electrodomésticos, material de limpieza y contenedores de basura específicos. 
CONSEJOS:

– Antes de comprar o alquilar, hay que asegurarse si tiene o puede obtener la licencia acudiendo al área de urbanismo del ayuntamiento. Aunque anteriormente se haya realizado en el lugar la misma actividad que queremos llevar a cabo, no garantiza que pueda realizarse posteriormente. Las ordenanzas municipales se modifican con frecuencia, y es posible que ya no cumpla con los requisitos actuales exigidos por la nueva licencia.
– Cuando se entregue el impreso solicitando la licencia, tendrá que pagar las tasas (aunque esto no asegura que se la vayan a conceder).
– Un estudio de  arquitectura, ingenieros o empresas de la construcción especializadas le ayudarán si necesita adaptar locales a las obligaciones impuestas por la correspondiente licencia de actividad, apertura o plan contra incendios.

 

  • En la Agencia Tributaria (generales para todas las actividades):

  1. Alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores: es una declaración censal y fiscal de comienzo de actividad, y se hace a través del Modelo 036 para Autónomos, y Modelo 037 para personas Jurídicas (sociedades).
  2. Obtención del CIF de la empresa.
  3. Alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE): es un tributo por el ejercicio de actividades empresariales, profesionales o artísticas por epígrafes. Te permite ejercer la actividad para la cual te das de alta. Consultar con un asesor fiscal/laboral (o con la Agencia Tributaria) para ver que IAE y CNAE es mas conveniente.
  4. Alta en el IVA y en el IRPF trimestral.

 

  • En la Tesorería General de la Seguridad Social:

  1. Alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA): es el régimen que regula la cotización a la Seguridad Social de los trabajadores autónomos, comuneros y los socios y administradores de algunas sociedades.
  2. Alta de los Socios y Administradores en los Regímenes de la Seguridad Social: es un alta en el régimen de la Seguridad Social que corresponda en cada caso (Autónomo, Régimen General o Régimen General Asimilado) y estará condicionado al tipo de sociedad y/o a la participación en el capital social.
  3. Alta del Centro de Trabajo.
  4. Calendario laboral.
  5. Plan de prevención de riesgos laborales. Elaborado por un técnico de prevención, que evaluará los riesgos y tomará las medidas necesarias para minimizarlos. En el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo se encuentra toda la normativa y una guía útil. Para un emprendedor es mejor concertar un servicio de prevención al menos el primer año, para que le ayude a crear el sistema de trabajo.
  6. Legalizar el Libro de Visitas (de inspecciones). Se puede utilizar el nuevo modelo electrónico.

 

  • En el Registro Mercantil (en caso de ser una sociedad SL/SA):

  1. Inscripción de la sociedad. Estatutos y escritura pública. En caso de no ser autónomo.
  2. Legalizar Libros de: Actas, Registro de Socios, Registro de Acciones Nominativas y Registro de Contratos.
  3. Libros Contables: Diario, Inventarios y Cuentas Anuales.
  • En la Dirección General de Trabajo (en ministerio o la consejería autonómica que tenga esta competencia):

    • Comunicación de apertura obligatoria para todos los empresarios que tengan empleados a su cargo. Se puede realizar enviando un comunicado en el plazo de 30 días tras dicha apertura. Técnicos designados comprobaran que el centro de trabajo cumple todas las normas de seguridad y salud obligatorias. Si está en orden, sellarán el Libro de Visitas (de inspecciones)
    • Necesario también al reanudar la actividad después de haber realizado ampliaciones o alteraciones del lugar de trabajo.

 

CONSEJOS GENERALES:

1. Inicia los tramites con antelación, para que mientras llegan los permisos no se retrase la apertura del negocio.
2. Tenga en cuenta que los requisitos pueden variar de una comunidad autónoma a otra, y según el municipio.
3. Las normas cambian con rapidez. Recomendable solicitar información actualizada en cada lugar para no dejar nada a la suerte.
4. Tener fotocopias de los documentos que posiblemente deba presentar. Los más habituales:

Identificación de la empresa y titular: DNI, NIF, acta de constitución de la sociedad y poderes de representación del socio, alta en el IAE y en la Seguridad Social.

Datos del negocio y el titular: memoria explicativa de la actividad, titulación académica del responsable y recibo del pago de la cuota si está en algún colegio profesional.

Datos del local: escritura de propiedad o contrato de alquiler, planos del local indicando el destino de cada estancia y otros datos de interés, según la actividad.

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